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  • RENDRE VOS E-MAILS EFFICACES EN 6 LEÇONS

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    Comme la plupart des employés, vous passez peut-être une bonne partie de la journée à envoyer des e-mails… et à attendre une réponse.

    Comment rendre vos e-mails plus efficaces ?

    Vous avez parfois juste besoin d'une réponse ou d'un feed-back pour avancer dans votre travail... Mais votre mail se perd dans la messagerie surchargée de votre patron ou de vos collègues et reste sans réponse. Au lieu de rester coincé à l’attendre et de pester contre ces non-réponses, pourquoi ne pas appliquer nos six conseils ?

    1. Soyez bref

    Un conseil à appliquer à toutes les formes de communication, mais spécialement aux e-mails. Un long bloc de texte sans structure risque d'être moins lu : à la réception, le destinataire sera découragé et aura tendance à en remettre la lecture à plus tard (et souvent, à jamais). Soyez donc bref, concis et efficace. Utilisez des listes à puces, structurez votre texte en courts paragraphes, aérez-le...

    Vous n’y arrivez pas ? Peut-être essayez-vous simplement de traiter trop de sujets différents à la fois. Tenez-vous en à un seul sujet par e-mail et envoyez les autres séparément.

    2. Anticipez toutes les questions et réponses

    Soyez clair et fournissez toutes les informations nécessaires dès le premier e-mail. Sinon, vous risquez de recevoir une question à la place de la réponse dont vous avez besoin. Répondez donc à l’avance à toutes les questions potentielles : le travail fourni lors du premier e-mail ne sera plus à fournir ensuite ! Si vous demandez à votre patron de choisir un restaurant pour une réunion par exemple, joignez-y directement les sites web des endroits ainsi qu’une comparaison des prix.

    3. Soyez précis dans l’objet

    Prenez le temps de remplir la ligne de l’objet avec détails : cela permettra à votre interlocuteur de saisir directement la question de votre e-mail. Évitez les objets vagues comme « question pour toi » ou « idée pour la réunion », mais préférez quelque chose de très précis comme « besoin de feed-back : agenda du meeting budget de lundi ».  Ainsi, il sera également plus facile de retrouver le message dans votre boîte mail. 

    4. Mettre en évidence les points importants

    Vous abordez plusieurs sujets dans votre e-mail ? Assurez-vous que chacun des sujets abordés soit correctement mis en évidence. Mettez les mots-clés en gras, surlignez-les, structurez vos paragraphes. Cela attirera l’œil de votre interlocuteur sur l’essentiel du message et rendra la lecture (même en diagonale) plus agréable. Votre e-mail aura donc moins de chances de ne pas être lu.

    5. Commencez par écrire le nombre d’option

    Rien de plus frustrant que d’énumérer dans un e-mail les options possibles pour que votre interlocuteur réponde ensuite « ça m'a l’air bien » sans en choisir une... Pour éviter cela, clarifiez vos objectifs d’entrée de jeu. Mentionnez le nombre de réponses que vous souhaitez dès la première ligne de votre mail afin que votre destinataire sache exactement ce à quoi il doit répondre. Si vous éparpillez les questions à travers tout le mail, le destinataire est susceptible d'oublier de répondre à l'une ou l'autre question.

    6. Décrochez votre téléphone

    Si vous sentez que le sujet va nécessiter plusieurs laborieux échanges d’e-mails, il vaut sans doute mieux en parler de vive voix. Certaines affaires se gèrent mieux par téléphone ou en personne. Vous ferez en plus preuve d’assertivité et d’initiative !

    Source: The DailyMuse > Texte: Magali Henrard sur > http://www.references.be

  • RÉPONDEZ-VOUS TROP VITE À VOS E-MAILS ?

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    Nombreux sont ceux qui se sentent dans l’obligation de consulter un e-mail professionnel dès qu’il leur parvient et d’y répondre immédiatement.

     

    Mais ce n’est pas bon du tout pour leur santé.

     

    Les anglophones parlent de « telepressure » (« télépression »). Dans un environnement aussi interconnecté – ordinateurs, smartphones, tablettes… -, beaucoup de travailleurs ne parviennent pas à « couper la connexion ». L’un des signes majeurs de cette forme de dépendance renvoie à une attention presque frénétique accordée aux e-mails, que l’on consulte dès qu’ils arrivent et auxquels on répond dans l’instant. Le corollaire, c’est qu’on attend une réponse rapide aux siens, avec le sentiment de frustration qui surgit lorsqu’elle tarde…

     

    Le burn out menace...

     

    Afin de mieux cerner ce phénomène et ses conséquences, une équipe américaine (Northern University Illinois) a interrogé plusieurs centaines d’employés sur leur relation… aux e-mails. A quel rythme y répondent-ils pendant les heures de bureau, les consultent-ils le week-end, les jours fériés, alors qu’ils sont malades… ? Quel délai sépare la lecture et la réponse ?

     

     Après avoir croisé toute une série d’éléments, il s’avère que les personnes qui affichent le plus haut degré de « télépression » courent un risque sensiblement plus élevé que les autres de lassitude physique et mentale (fatigue, problèmes de concentration...), d’épuisement professionnel (burn out), de troubles du sommeil et d’absences pour des raisons de santé. Ceci s’explique par un stress supplémentaire, et permanent (même s’il ne paraît pas spectaculaire).

     

    Le conseil, c’est de prendre du recul, et de réussir à se convaincre que l’important est d’organiser une gestion efficace de ses e-mails, sans verser dans l’obsession.

     

    voir aussi l'article : Boulot : il faut protéger son temps libre !

     

    Source: Journal of Occupational Health Psychology (www.apa.org/pubs/journals/ocp) via > http://www.passionsante.be

  • 10 BOURDES A EVITER DANS VOS E-MAILS PROFESSIONNELS

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    À l’heure du langage sms, les bourdes dans les e-mails professionnels sont légion.

    Outre les fautes d’orthographes caractérisées, nous nous retrouvons souvent face à un e-mail sans objet, sans pièce jointe, ou avec des destinataires manquants.

    Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels :

    1. Négliger l’objet du message

    L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez en effet les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.

    2. Rater votre adresse

    L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour monsieur/madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher monsieur/madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « cher/chère + prénom » fera l’affaire. 

    3. Le langage sms

    Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage sms. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.

    4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »

    Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.

    5. Se tromper de destinataire

    Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoiqu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.

    6. Une ponctuation excessive

    La langue française comprend très peu d’éléments ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent(e) avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.

    7. Le langage sms – suite

    Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage sms généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant(e) en face-à-face.

    8. Les mails « tartine »

    Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.

    9. « See ya » 

    La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « à 1 de ces 4, biloute ! ») et les formules alambiquées (« dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.

    10. Une signature bâclée

    Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre gsm professionnel (si vous en avez un).

    Source : Cadremploi.fr > Texte: Céline Préaux sur > http://www.references.be

  • RENDRE VOS E-MAILS EFFICACES EN 6 LEÇONS

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    Comme la plupart des employés, vous passez peut-être une bonne partie de la journée à envoyer des e-mails… et à attendre une réponse. Comment rendre vos e-mails plus efficaces ?

    Vous avez parfois juste besoin d'une réponse ou d'un feedback pour avancer dans votre travail... Mais votre mail se perd dans la messagerie surchargée de votre patron ou de vos collègues et reste sans réponse. Au lieu de rester coincé à l’attendre et de pester contre ces non-réponses, pourquoi ne pas appliquer nos 6 conseils?

    1. Soyez bref

    Un conseil à appliquer à toutes les formes de communication, mais spécialement aux e-mails. Un long bloc de texte sans structure risque d'être moins lu: à la réception, le destinataire sera découragé et aura tendance à en remettre la lecture à plus tard (et souvent, à jamais). Soyez donc bref, concis et efficace. Utilisez des listes à puces, structurez votre texte en courts paragraphes, aérez-le...

    Vous n’y arrivez pas ? Peut-être essayez-vous simplement de traiter trop de sujets différents à la fois. Tenez-vous en a un seul sujet par e-mail, et envoyez les autres séparément.

    2. Anticipez toutes les questions et réponses

    Soyez clair et fournissez toutes les informations nécessaires dès le premier e-mail. Sinon, vous risquez de recevoir une question à la place de la réponse dont vous avez besoin. Répondez donc à l’avance à toutes les questions potentielles: le travail fourni lors du premier e-mail ne sera plus à fournir ensuite! Si vous demandez à votre patron de choisir un restaurant pour une réunion par exemple, joignez-y directement les sites web des endroits ainsi qu’une comparaison des prix.

    3. Soyez précis dans l’objet

    Prenez le temps de remplir la ligne de l’objet avec détails : cela permettra à votre interlocuteur de saisir directement la question de votre e-mail. Evitez les objets vagues comme "question pour toi" ou "idée pour la réunion", préférez quelque chose de très précis comme "besoin de feedback : agenda du meeting budget de lundi". Ainsi, il sera également plus facile de retrouver le message dans votre boîte mail.

    4. Mettre en évidence les points importants

    Vous abordez plusieurs sujets dans votre e-mail? Assurez-vous que chacun des sujets abordés soit correctement mis en évidence. Mettez les mots-clés en gras, surlignez-les, structurez vos paragraphes. Cela va attirer l’œil de votre interlocuteur sur l’essentiel du message, et rendra la lecture (même en diagonale) plus agréable. Votre e-mail aura donc moins de chances de ne pas être lu.

    5. Commencez par écrire le nombre d’option

    Rien de plus frustrant que d’énumérer dans un e-mail les options possibles pour que votre interlocuteur réponde ensuite "ça m'a l’air bien " sans en choisir une... Pour éviter cela, clarifiez vos objectifs d’entrée de jeu. Mentionnez le nombre de réponses que vous souhaitez dès la première ligne de votre mail afin que votre destinataire sache exactement ce à quoi il doit répondre. Si vous éparpillez les questions à travers tout le mail, le destinataire est susceptible d'oublier de répondre à l'une ou l'autre question.

    6. Décrochez votre téléphone

    Si vous sentez que le sujet va nécessiter plusieurs laborieux échanges d’e-mails, il vaut sans doute mieux en parler de vive voix. Certaines affaires se gèrent mieux par téléphone ou en personne. Vous ferez en plus preuve d’assertivité et d’initiative!

    Source: The DailyMuse via > http://www.references.be