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  • RENDRE VOS E-MAILS EFFICACES EN 6 LEÇONS

    Comme la plupart des employés, vous passez peut-être une bonne partie de la journée à envoyer des e-mails… et à attendre une réponse.

    Comment rendre vos e-mails plus efficaces ?

    Vous avez parfois juste besoin d'une réponse ou d'un feed-back pour avancer dans votre travail... Mais votre mail se perd dans la messagerie surchargée de votre patron ou de vos collègues et reste sans réponse. Au lieu de rester coincé à l’attendre et de pester contre ces non-réponses, pourquoi ne pas appliquer nos six conseils ?

    1. Soyez bref

    Un conseil à appliquer à toutes les formes de communication, mais spécialement aux e-mails. Un long bloc de texte sans structure risque d'être moins lu : à la réception, le destinataire sera découragé et aura tendance à en remettre la lecture à plus tard (et souvent, à jamais). Soyez donc bref, concis et efficace. Utilisez des listes à puces, structurez votre texte en courts paragraphes, aérez-le...

    Vous n’y arrivez pas ? Peut-être essayez-vous simplement de traiter trop de sujets différents à la fois. Tenez-vous en à un seul sujet par e-mail et envoyez les autres séparément.

    2. Anticipez toutes les questions et réponses

    Soyez clair et fournissez toutes les informations nécessaires dès le premier e-mail. Sinon, vous risquez de recevoir une question à la place de la réponse dont vous avez besoin. Répondez donc à l’avance à toutes les questions potentielles : le travail fourni lors du premier e-mail ne sera plus à fournir ensuite ! Si vous demandez à votre patron de choisir un restaurant pour une réunion par exemple, joignez-y directement les sites web des endroits ainsi qu’une comparaison des prix.

    3. Soyez précis dans l’objet

    Prenez le temps de remplir la ligne de l’objet avec détails : cela permettra à votre interlocuteur de saisir directement la question de votre e-mail. Évitez les objets vagues comme « question pour toi » ou « idée pour la réunion », mais préférez quelque chose de très précis comme « besoin de feed-back : agenda du meeting budget de lundi ».  Ainsi, il sera également plus facile de retrouver le message dans votre boîte mail. 

    4. Mettre en évidence les points importants

    Vous abordez plusieurs sujets dans votre e-mail ? Assurez-vous que chacun des sujets abordés soit correctement mis en évidence. Mettez les mots-clés en gras, surlignez-les, structurez vos paragraphes. Cela attirera l’œil de votre interlocuteur sur l’essentiel du message et rendra la lecture (même en diagonale) plus agréable. Votre e-mail aura donc moins de chances de ne pas être lu.

    5. Commencez par écrire le nombre d’option

    Rien de plus frustrant que d’énumérer dans un e-mail les options possibles pour que votre interlocuteur réponde ensuite « ça m'a l’air bien » sans en choisir une... Pour éviter cela, clarifiez vos objectifs d’entrée de jeu. Mentionnez le nombre de réponses que vous souhaitez dès la première ligne de votre mail afin que votre destinataire sache exactement ce à quoi il doit répondre. Si vous éparpillez les questions à travers tout le mail, le destinataire est susceptible d'oublier de répondre à l'une ou l'autre question.

    6. Décrochez votre téléphone

    Si vous sentez que le sujet va nécessiter plusieurs laborieux échanges d’e-mails, il vaut sans doute mieux en parler de vive voix. Certaines affaires se gèrent mieux par téléphone ou en personne. Vous ferez en plus preuve d’assertivité et d’initiative !

    Source: The DailyMuse > Texte: Magali Henrard sur > http://www.references.be

    Liens utiles > e-mails / interlocuteur / Travailler & vivre / Santé / Networking / Technologie /Conseils carrière

  • TOTAL BELGIUM MET EN GARDE SES CLIENTS CONTRE UNE ARNAQUE CIRCULANT PAR E-MAIL ANNONÇANT DES PLEINS GRATUITS: C'EST FAUX!

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    Total Belgium met en garde ses clients à la suite d’une fraude.

    Des e-mails circulent, utilisant l’identité de la société et proposant une offre alléchante pour un montant pouvant atteindre la somme de 850 euros.

    Les clients victimes de ce genre de fraude sont invités à ne pas Lire la suite ici ...

    Source > Belga via > http://www.sudinfo.be/1352835

  • RÉPONDEZ-VOUS TROP VITE À VOS E-MAILS ?

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    Nombreux sont ceux qui se sentent dans l’obligation de consulter un e-mail professionnel dès qu’il leur parvient et d’y répondre immédiatement.

     

    Mais ce n’est pas bon du tout pour leur santé.

     

    Les anglophones parlent de « telepressure » (« télépression »). Dans un environnement aussi interconnecté – ordinateurs, smartphones, tablettes… -, beaucoup de travailleurs ne parviennent pas à « couper la connexion ». L’un des signes majeurs de cette forme de dépendance renvoie à une attention presque frénétique accordée aux e-mails, que l’on consulte dès qu’ils arrivent et auxquels on répond dans l’instant. Le corollaire, c’est qu’on attend une réponse rapide aux siens, avec le sentiment de frustration qui surgit lorsqu’elle tarde…

     

    Le burn out menace...

     

    Afin de mieux cerner ce phénomène et ses conséquences, une équipe américaine (Northern University Illinois) a interrogé plusieurs centaines d’employés sur leur relation… aux e-mails. A quel rythme y répondent-ils pendant les heures de bureau, les consultent-ils le week-end, les jours fériés, alors qu’ils sont malades… ? Quel délai sépare la lecture et la réponse ?

     

     Après avoir croisé toute une série d’éléments, il s’avère que les personnes qui affichent le plus haut degré de « télépression » courent un risque sensiblement plus élevé que les autres de lassitude physique et mentale (fatigue, problèmes de concentration...), d’épuisement professionnel (burn out), de troubles du sommeil et d’absences pour des raisons de santé. Ceci s’explique par un stress supplémentaire, et permanent (même s’il ne paraît pas spectaculaire).

     

    Le conseil, c’est de prendre du recul, et de réussir à se convaincre que l’important est d’organiser une gestion efficace de ses e-mails, sans verser dans l’obsession.

     

    voir aussi l'article : Boulot : il faut protéger son temps libre !

     

    Source: Journal of Occupational Health Psychology (www.apa.org/pubs/journals/ocp) via > http://www.passionsante.be

  • E-MAILS : ET SI ON FAISAIT UNE PETITE PAUSE ?

    pratiques-email-marketing.jpgLa connexion (quasi) permanente et (quasi) obsessionnelle à sa boîte mail est une source importante de stress. Il faut s’accorder des pauses !

    Plus facile à dire qu’à faire, évidemment ; mais les résultats de ces recherches doivent donner à réfléchir. Elles ont été conduites par une équipe de l’université de Californie (UC Irvine), auprès d’un panel d’employés, équipés pour l’occasion d’un enregistreur de fréquence cardiaque. Les ordinateurs à usage professionnel disposaient d’un programme destiné à calculer les basculements d’une fenêtre à l’autre. En l’occurrence (et le résultat est avant tout intéressant pour les ordres de grandeur), les utilisateurs connectés en permanence à leur boîte mail changent de fenêtre jusqu’à 37 fois par heure, contre 18 fois pour les autres.

    En soi, ce n’est pas un problème, sauf qu’il apparaît que la fréquence cardiaque des « connectés » est constamment plus élevée, avec un état de stress permanent. Le souci, aussi, c’est que ceux qui ne parviennent pas à « décrocher », une fois qu’ils ont quitté leur lieu de travail, continuent à évoluer dans une sorte d’état d’alerte.

    La recommandation des chercheurs (qui ont présenté leurs travaux lors d’un congrès spécialisé) repose sur deux axes : d’abord, il est nécessaire de s’accorder des « pauses mails » durant les heures de boulot ; et ensuite, d’essayer autant que possible de prendre de la distance avec ses courriels professionnels en dehors du bureau. Et ce dernier point est particulièrement bénéfique durant le week-end, et pendant ses congés. Ces périodes de recul (quelques jours suffisent) permettent de retrouver un rythme cardiaque « normal » (en termes de variabilité), apaisent le stress et contribuent à un état d’esprit à la fois plus serein et plus positif lorsque le moment est venu de reprendre ses activités.

    Source > http://www.passionsante.be