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  • INTERNET ET E-MAIL AU TRAVAIL: QUELLES SONT LES REGLES DU JEU?

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    L’internet et le courrier électronique constituent de nos jours des outils de travail indispensables. Toutefois, l’accès à l’internet peut également conduire à des abus: jeux, sites sociaux tels que Facebook, forums de discussion, … Il n’est donc pas étonnant que l’employeur souhaite pouvoir exercer un certain contrôle sur l’utilisation des outils de communication mis à la disposition du personnel. Mais quelles sont les règles pour respecter l’équilibre entre le droit de contrôle de l’employeur et le droit du travailleur au respect de sa vie privée?

    Liesbeth Overmeire, Legal expert chez HDP-Arista

    La Convention Collective de Travail n° 81 tente de respecter l’équilibre entre le droit de contrôle de l’employeur et le droit du travailleur au respect de sa vie privée. Voici, pour rappel, un petit aperçu des règles du jeu. Qu’est-ce qui est autorisé et qu’est-ce qui ne l’est pas ?

    L'employeur peut-il limiter l’utilisation à des fins privées de l’internet et du système de courrier électronique ?

    L’employeur détermine lui-même si, et dans quelle mesure, les travailleurs peuvent utiliser l’internet et le système de courrier électronique à des fins privées. L’employeur a le droit d’interdire complètement l’utilisation privée, de l’autoriser exceptionnellement ou de manière limitée. Il est donc parfaitement possible d’interdire l’utilisation à des fins privées pendant les heures de travail mais de l’autoriser uniquement pendant la pause de midi. Ou encore de bloquer l’accès à certains sites internet et/ou d’interdire le téléchargement de certains logiciels.

    Quelles conditions l’employeur doit-il réunir ?

    L’employeur ne peut contrôler l’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique que si la finalité du contrôle tient à la prévention de faits illicites ou diffamatoires, à la protection des intérêts de l’entreprise, à la sécurité et le fonctionnement du réseau IT et au respect des règles d’utilisation. En outre, le contrôle doit être proportionnel aux finalités poursuivies : il faut éviter l’ingérence dans la vie privée ou du moins réduire cette ingérence à un minimum. Il s’agit, en d’autres termes, de la collecte de données globales (par exemple : liste des sites internet consultés). L’employeur doit préalablement informer les travailleurs et leurs représentants concernant les finalités et les modalités du contrôle.

    L'employeur peut-il individualiser les données suite à un constat d’abus ?

    Vous ne pouvez rechercher l’identité du travailleur concerné que s’il ressort d’un contrôle anonyme et global qui répond aux conditions susmentionnées qu’il y a non-respect des règles au niveau de l’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique.

    Si le contrôle s’effectue en vue du respect des règles d’utilisation, les travailleurs doivent préalablement être informés de l’existence d’irrégularités et de la possibilité de procéder à une individualisation si celles-ci se poursuivent. Si, par la suite, vous constatez un nouvel abus ou une nouvelle utilisation non autorisée, vous pouvez retracer l’identité du travailleur concerné, après quoi vous devez inviter ce travailleur à un entretien lui permettant de justifier son utilisation des outils de communication.

    Si le contrôle global poursuit une autre finalité (exemple : prévention de faits illicites), vous pouvez immédiatement individualiser les données obtenues pour retracer l’identité du responsable.

    L'employeur peut-il vérifier le contenu des e-mails ?

    Si l’objet et le contenu des données présentent un caractère professionnel non contesté par le travailleur, vous pouvez prendre connaissance de ces données sans procédure. La CCT n° 81 ne s’applique pas aux messages à caractère professionnel.

    Si le caractère privé du contenu des courriels est invoqué, notamment par une mention en ce sens dans l’objet, il faut respecter la procédure d’individualisation mais vous ne pourrez prendre connaissance du contenu que moyennant l’autorisation du travailleur.

    L'employeur doit-il disposer d’une politique écrite ?

    Nous vous conseillons vivement d’établir une politique fixant les règles d’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique. Ce document, à joindre en annexe au règlement de travail, vous permet de prouver que vous avez informé les travailleurs de ces règles et de la possibilité d’effectuer un contrôle. La politique peut également prévoir des sanctions en cas de non-respect des règles relatives à l’utilisation des outils de communication mis à la disposition des travailleurs.

    Pour plus d'informations sur ce sujet, consultez notre dossier 'Internet et l'entreprise'

    Source > http://www.references.be

  • INFO BOULOT > 10 BOURDES A EVITER DANS VOS E-MAILS PROFESSIONNELS

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    À l’heure du langage sms, les bourdes dans les e-mails professionnels sont légion.

    Outre les fautes d’orthographes caractérisées, nous nous retrouvons souvent face à un e-mail sans objet, sans pièce jointe, ou avec des destinataires manquants.

    Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels :

    1. Négliger l’objet du message

    L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez en effet les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.

    2. Rater votre adresse

    L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour monsieur/madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher monsieur/madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « cher/chère + prénom » fera l’affaire. 

    3. Le langage sms

    Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage sms. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.

    4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »

    Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.

    5. Se tromper de destinataire

    Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoiqu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.

    6. Une ponctuation excessive

    La langue française comprend très peu d’éléments ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent(e) avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.

    7. Le langage sms – suite

    Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage sms généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant(e) en face-à-face.

    8. Les mails « tartine »

    Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.

    9. « See ya » 

    La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « à 1 de ces 4, biloute ! ») et les formules alambiquées (« dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.

    10. Une signature bâclée

    Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre gsm professionnel (si vous en avez un).

    Source : Cadremploi.fr via > http://www.references.be

  • INFO BOULOT > VOS E-MAILS AGACENT-ILS VOS COLLÈGUES?

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    L’envoi d’e-mails est la première forme de communication dans une entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux maîtriser son écriture pour ne jamais commettre de faux pas, même quand il s’agit d’en envoyer sur son Smartphone entre deux réunions. Dans l’urgence, les e-mails sont parfois désagréables, voire impolis.

    Quelles sont les bourdes les plus courantes ? Comment les éviter ?

    1. Message dans le champ "objet"

    Recevoir un e-mail vide, où tout le message est contenu dans le champ "objet" (Je vois que tu es au téléphone – rappelle moi dès que tu as le temps ou encore Où est ton rapport mensuel) est souvent reçu comme signifiant "je n’ai pas de temps à te consacrer". Envoyer un e-mail est différent d'envoyer un sms!

    Même si votre journée est particulièrement chargée, prenez le temps d'écrire un mail avec un objet de deux mots, une salutation d'introduction et une signature. Cela ne vous prendra que 15 secondes de plus.

    2. Mettre certains points en évidence

    Mettre du texte en majuscules, en couleur ou en surligné (j’ai BESOIN de ce dossier AVANT 17H), cela revient à parler grossièrement à vos collègues.

    Même si votre intention est de clarifier votre message ou d’insister sur des points importants, mettre des mots en rouge ou surligner des paragraphes entiers en jaune sera souvent souvent perçu comme agressif.

    Pour y remédier, préférez utiliser uniquement de l’italique ou du gras, et des listes à puces. Et appliquez ce format à quelques mots, jamais un paragraphe entier.

    3. L'option "répondre à tous"

    La fonction "reply all " doit être utilisée avec parcimonie. D’une part car elle risque de polluer la boîte mail de vos collègues si les détails ne les concernent pas, d’autre part parce qu’elle peut faire passer des conseils ou des corrections amicales et constructives comme condescendantes voire malveillantes, si le manager de la personne à qui vous faites des remarques est en copie.

    Si vous avez des objections, faites-en part en privé, dans un échange d’e-mail indépendant. Ou mieux : décrochez directement votre téléphone. Vous n’offenserez ainsi personne.

    4. Pas de signature

    Lorsque vous êtes extrêmement pressé(e), signer votre e-mail peut vous sembler être une perte de temps. Mais terminer ses envois par les formules de politesse de base (merci, et votre prénom) est bien plus courtois. Ne pas signer vos e-mails, c’est comme partir d’une conversation sans dire au revoir.

    Vous n’y pensez vraiment jamais ? Installez une signature automatique.

    5. Envoyer des e-mails médisants

    Evitez d'envoyer à vos collègues des e-mails que votre manager ne devrait pas voir. La drague, les ragots, les médisances ou vos plans du week-end n'ont pas leur place dans votre boîte mail professionnelle.

    Ecrivez chaque e-mail comme si votre boss était en copie. !!!!!!

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    Source > http://www.references.be