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  • 10 BOURDES A EVITER DANS VOS E-MAILS PROFESSIONNELS

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    À l’heure du langage SMS, les bourdes dans les e-mails professionnels sont légion.

    Outre les fautes d’orthographe caractérisées, nous nous retrouvons souvent face à un e-mail sans objet, sans pièce jointe ou avec des destinataires manquants.

    Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels.

    1. Négliger l’objet du message

    L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.

    2. Rater votre adresse

    L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour Monsieur/Madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher Monsieur/Madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « Cher/Chère + prénom » fera l’affaire. 

    3. Le langage SMS

    Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage SMS. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.

    4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »

    Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.

    5. Se tromper de destinataire

    Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoi qu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.

    6. Une ponctuation excessive

    La langue française comprend très peu d’éléments de ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.

    7. Le langage SMS, suite

    Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage SMS généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant en face-à-face.

    8. Les mails « tartine »

    Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.

    9. « See ya » 

    La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « À un de ces, biloute ! ») et les formules alambiquées (« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.

    10. Une signature bâclée

    Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre GSM professionnel (si vous en avez un).

    Source : Cadremploi.fr > Texte: Céline Préaux sur > http://www.references.be

  • INFO BOULOT > VOS E-MAILS AGACENT-ILS VOS COLLÈGUES?

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    L’envoi d’e-mails est la première forme de communication dans une entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux maîtriser son écriture pour ne jamais commettre de faux pas, même quand il s’agit d’en envoyer sur son Smartphone entre deux réunions. Dans l’urgence, les e-mails sont parfois désagréables, voire impolis.

    Quelles sont les bourdes les plus courantes ? Comment les éviter ?

    1. Message dans le champ "objet"

    Recevoir un e-mail vide, où tout le message est contenu dans le champ "objet" (Je vois que tu es au téléphone – rappelle moi dès que tu as le temps ou encore Où est ton rapport mensuel) est souvent reçu comme signifiant "je n’ai pas de temps à te consacrer". Envoyer un e-mail est différent d'envoyer un sms!

    Même si votre journée est particulièrement chargée, prenez le temps d'écrire un mail avec un objet de deux mots, une salutation d'introduction et une signature. Cela ne vous prendra que 15 secondes de plus.

    2. Mettre certains points en évidence

    Mettre du texte en majuscules, en couleur ou en surligné (j’ai BESOIN de ce dossier AVANT 17H), cela revient à parler grossièrement à vos collègues.

    Même si votre intention est de clarifier votre message ou d’insister sur des points importants, mettre des mots en rouge ou surligner des paragraphes entiers en jaune sera souvent souvent perçu comme agressif.

    Pour y remédier, préférez utiliser uniquement de l’italique ou du gras, et des listes à puces. Et appliquez ce format à quelques mots, jamais un paragraphe entier.

    3. L'option "répondre à tous"

    La fonction "reply all " doit être utilisée avec parcimonie. D’une part car elle risque de polluer la boîte mail de vos collègues si les détails ne les concernent pas, d’autre part parce qu’elle peut faire passer des conseils ou des corrections amicales et constructives comme condescendantes voire malveillantes, si le manager de la personne à qui vous faites des remarques est en copie.

    Si vous avez des objections, faites-en part en privé, dans un échange d’e-mail indépendant. Ou mieux : décrochez directement votre téléphone. Vous n’offenserez ainsi personne.

    4. Pas de signature

    Lorsque vous êtes extrêmement pressé(e), signer votre e-mail peut vous sembler être une perte de temps. Mais terminer ses envois par les formules de politesse de base (merci, et votre prénom) est bien plus courtois. Ne pas signer vos e-mails, c’est comme partir d’une conversation sans dire au revoir.

    Vous n’y pensez vraiment jamais ? Installez une signature automatique.

    5. Envoyer des e-mails médisants

    Evitez d'envoyer à vos collègues des e-mails que votre manager ne devrait pas voir. La drague, les ragots, les médisances ou vos plans du week-end n'ont pas leur place dans votre boîte mail professionnelle.

    Ecrivez chaque e-mail comme si votre boss était en copie. !!!!!!

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    Source > http://www.references.be