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  • 10 BOURDES A EVITER DANS VOS E-MAILS PROFESSIONNELS

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    À l’heure du langage SMS, les bourdes dans les e-mails professionnels sont légion.

    Outre les fautes d’orthographe caractérisées, nous nous retrouvons souvent face à un e-mail sans objet, sans pièce jointe ou avec des destinataires manquants.

    Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels.

    1. Négliger l’objet du message

    L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.

    2. Rater votre adresse

    L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour Monsieur/Madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher Monsieur/Madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « Cher/Chère + prénom » fera l’affaire. 

    3. Le langage SMS

    Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage SMS. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.

    4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »

    Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.

    5. Se tromper de destinataire

    Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoi qu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.

    6. Une ponctuation excessive

    La langue française comprend très peu d’éléments de ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.

    7. Le langage SMS, suite

    Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage SMS généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant en face-à-face.

    8. Les mails « tartine »

    Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.

    9. « See ya » 

    La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « À un de ces, biloute ! ») et les formules alambiquées (« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.

    10. Une signature bâclée

    Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre GSM professionnel (si vous en avez un).

    Source : Cadremploi.fr > Texte: Céline Préaux sur > http://www.references.be

  • MESSAGERIE INSTANTANEE AU BOULOT : 9 FAUX-PAS A EVITER

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    De plus en plus d’entreprises sont équipées d’un système de messagerie instantanée (ou « chat ») interne à l’entreprise.

    Instant Messenger, Cisco Jabber ou plus simplement Skype permettent à leurs utilisateurs d'être très réactifs. Très pratiques pour partager des informations rapidement (que votre collègue soit en télétravail ou simplement à l'autre bout du bureau), ils ont également un mode de communication plus convivial que les e-mails...

    Tellement convivial que les employés se permettent parfois trop de familiarités sur ces systèmes de messagerie instantanée. Si l’étiquette professionnelle d’application n’est pas la même que celle de l’e-mail, l’usage du chat d’entreprise requiert malgré tout d’obéir à certaines règles de savoir-vivre.

    1. Ne vous adressez pas à une personne qui ne vous a pas été présentée

    Le chat est un mode de communication plus intime que les e-mails. Ne communiquez par chat qu’avec une personne que vous avez déjà rencontrée en personne. Si vous ne la connaissez que de nom, évitez de l’aborder sur la messagerie. Cela paraîtrait bizarre pour votre interlocuteur, qui pourrait se sentir mal à l’aise.

    2. N’oubliez pas de saluer votre interlocuteur

    Pas besoin de grandesformules de politessepour entamer la conversation : le chat est moins formel que l’envoi d’e-mail. Ce n’est pas pour autant qu’il faut abandonner toute politesse : prenez la peine de vous introduire par un simple « Bonjour » ou « Salut » et assurez-vous ensuite que vous ne les dérangez pas dans leurs tâches.

    3. Ne forcez pas ce type de communication si elle ne plaît pas à votre interlocuteur

    Le chat est une communication pratique mais assez envahissante, puisque des fenêtres de conversation apparaissent de façon intempestive sur votre ordinateur. Certaines personnes peuvent ne pas aimer ce genre de messagerie. Assurez-vous que votre interlocuteur aime cette façon de communiquer.

    4. Allez droit au but

    Le chat est un système adapté pour recevoir des réponses courtes et rapides à une question simple. Si votre requête nécessite une réponse plus longue, réfléchie et argumentée, envoyez un e-mail. Si votre question est compliquée et exige de longues explications, décrochez le téléphone !

    5. N’abusez pas des abréviations

    La vitesse d’une communication par chat est comparable à celle de l’envoi de SMS : vous serez tenté d’utiliser des abréviations. Prenez cependant garde à ce que votre interlocuteur comprenne de quoi vous parlez. Si vous abusez des abréviations, votre intervention pourrait devenir incompréhensible ou même vulgaire. N’utilisez que des abréviations connues de tous. En cas de doutes, écrivez le mot en entier.

    6. Ne communiquez JAMAIS une mauvaise nouvelle via le chat

    La messangerie instantanée est un mode de communication décontracté et léger. Ne l’utilisez pas pour communiquer une information négative ou confidentielle. Il n'est en effet pas toujours facile de saisir le ton employé par votre interlocuteur sur un système de chat : il ne saura pas comment prendre la nouvelle. D'autant plus que ce médium donne l’impression que vous jugez cette information peu importante. Pour annoncer une nouvelle délicate, préférez téléphoner ou envoyer un mail formel.

    7. N’utilisez pas le chat pour changer les heures de rendez-vous

    Pour modifier l’heure d’une réunion au dernier moment ou prévenir de votre retard à un événement, n’utilisez pas le chat, téléphonez. C’est une question de respect et d'efficacité : la personne ne se trouve peut-être pas derrière son ordinateur.

    8. Respectez les indicateurs de présence

    Dans la plupart des messageries instantanées, un indicateur de présence vous annonce grâce à un code couleur le statut de votre interlocuteur (disponible, absent, en réunion, au téléphone, ne pas déranger…). Respectez cet indicateur et ne commencez pas une conversation avec une personne qui indique avoir d'autres choses à faire.

    9. Ne quittez pas la conversation sans remercier votre interlocuteur

    Quand vous avez obtenu les informations dont vous aviez besoin, ne cessez pas tout simplement de parler, c’est impoli. Prenez congé en remerciant votre interlocuteur.

    Source & Texte: Magali Henrard sur > http://www.references.be

  • 10 BOURDES A EVITER DANS VOS E-MAILS PROFESSIONNELS

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    À l’heure du langage SMS, les bourdes dans les e-mails professionnels sont légion.

    Outre les fautes d’orthographe caractérisées, nous nous retrouvons souvent face à un e-mail sans objet, sans pièce jointe ou avec des destinataires manquants.

    Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels.

    1. Négliger l’objet du message

    L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez en effet les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.

    2. Rater votre adresse

    L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour Monsieur/Madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher Monsieur/Madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « Cher/Chère + prénom » fera l’affaire. 

    3. Le langage SMS

    Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage SMS. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.

    4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »

    Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.

    5. Se tromper de destinataire

    Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoi qu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.

    6. Une ponctuation excessive

    La langue française comprend très peu d’éléments de ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.

    7. Le langage SMS, suite

    Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage SMS généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant en face-à-face.

    8. Les mails « tartine »

    Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.

    9. « See ya » 

    La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « À un de ces , biloute ! ») et les formules alambiquées (« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.

    10. Une signature bâclée

    Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre gsm professionnel (si vous en avez un).

    Source : Cadremploi.fr > Texte: Céline Préaux sur > http://www.references.be