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INTERNET ET E-MAIL AU TRAVAIL: QUELLES SONT LES REGLES DU JEU?

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L’internet et le courrier électronique constituent de nos jours des outils de travail indispensables. Toutefois, l’accès à l’internet peut également conduire à des abus: jeux, sites sociaux tels que Facebook, forums de discussion, … Il n’est donc pas étonnant que l’employeur souhaite pouvoir exercer un certain contrôle sur l’utilisation des outils de communication mis à la disposition du personnel. Mais quelles sont les règles pour respecter l’équilibre entre le droit de contrôle de l’employeur et le droit du travailleur au respect de sa vie privée?

Liesbeth Overmeire, Legal expert chez HDP-Arista

La Convention Collective de Travail n° 81 tente de respecter l’équilibre entre le droit de contrôle de l’employeur et le droit du travailleur au respect de sa vie privée. Voici, pour rappel, un petit aperçu des règles du jeu. Qu’est-ce qui est autorisé et qu’est-ce qui ne l’est pas ?

L'employeur peut-il limiter l’utilisation à des fins privées de l’internet et du système de courrier électronique ?

L’employeur détermine lui-même si, et dans quelle mesure, les travailleurs peuvent utiliser l’internet et le système de courrier électronique à des fins privées. L’employeur a le droit d’interdire complètement l’utilisation privée, de l’autoriser exceptionnellement ou de manière limitée. Il est donc parfaitement possible d’interdire l’utilisation à des fins privées pendant les heures de travail mais de l’autoriser uniquement pendant la pause de midi. Ou encore de bloquer l’accès à certains sites internet et/ou d’interdire le téléchargement de certains logiciels.

Quelles conditions l’employeur doit-il réunir ?

L’employeur ne peut contrôler l’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique que si la finalité du contrôle tient à la prévention de faits illicites ou diffamatoires, à la protection des intérêts de l’entreprise, à la sécurité et le fonctionnement du réseau IT et au respect des règles d’utilisation. En outre, le contrôle doit être proportionnel aux finalités poursuivies : il faut éviter l’ingérence dans la vie privée ou du moins réduire cette ingérence à un minimum. Il s’agit, en d’autres termes, de la collecte de données globales (par exemple : liste des sites internet consultés). L’employeur doit préalablement informer les travailleurs et leurs représentants concernant les finalités et les modalités du contrôle.

L'employeur peut-il individualiser les données suite à un constat d’abus ?

Vous ne pouvez rechercher l’identité du travailleur concerné que s’il ressort d’un contrôle anonyme et global qui répond aux conditions susmentionnées qu’il y a non-respect des règles au niveau de l’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique.

Si le contrôle s’effectue en vue du respect des règles d’utilisation, les travailleurs doivent préalablement être informés de l’existence d’irrégularités et de la possibilité de procéder à une individualisation si celles-ci se poursuivent. Si, par la suite, vous constatez un nouvel abus ou une nouvelle utilisation non autorisée, vous pouvez retracer l’identité du travailleur concerné, après quoi vous devez inviter ce travailleur à un entretien lui permettant de justifier son utilisation des outils de communication.

Si le contrôle global poursuit une autre finalité (exemple : prévention de faits illicites), vous pouvez immédiatement individualiser les données obtenues pour retracer l’identité du responsable.

L'employeur peut-il vérifier le contenu des e-mails ?

Si l’objet et le contenu des données présentent un caractère professionnel non contesté par le travailleur, vous pouvez prendre connaissance de ces données sans procédure. La CCT n° 81 ne s’applique pas aux messages à caractère professionnel.

Si le caractère privé du contenu des courriels est invoqué, notamment par une mention en ce sens dans l’objet, il faut respecter la procédure d’individualisation mais vous ne pourrez prendre connaissance du contenu que moyennant l’autorisation du travailleur.

L'employeur doit-il disposer d’une politique écrite ?

Nous vous conseillons vivement d’établir une politique fixant les règles d’utilisation de l’internet et du système de courrier électronique. Ce document, à joindre en annexe au règlement de travail, vous permet de prouver que vous avez informé les travailleurs de ces règles et de la possibilité d’effectuer un contrôle. La politique peut également prévoir des sanctions en cas de non-respect des règles relatives à l’utilisation des outils de communication mis à la disposition des travailleurs.

Pour plus d'informations sur ce sujet, consultez notre dossier 'Internet et l'entreprise'

Source > http://www.references.be

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